Ne tik atostogų prašymai: 8 praktinės dokumentų valdymo galimybės pasitelkiant savitarnos portalą
Kai dokumento procesas persikelia iš el. pašto
Darbuotojų prašymai, įmonės vidaus dokumentai, pirkimo sąskaitų tvirtinimas ir vadovų sprendimai įmonėse vis dar dažnai administruojami el. paštu. Vienas darbuotojas išsiunčia dokumentą, kitas persiunčia vadovui, o vėliau tenka ieškoti, kas priėmė sprendimą, kuri versija buvo galutinė ir ar visi proceso dalyviai atliko savo veiksmus.
Dalį tokių procesų galima organizuoti naudojant Rivile MGAMA. Tai su Rivile GAMA susieta internetinė darbuotojų ir vadovų savitarnos aplinka. Darbuotojai joje gali pateikti prašymus ir peržiūrėti jiems skirtą informaciją. Vadovai bei kiti atsakingi asmenys gali peržiūrėti dokumentus ir atlikti sukonfigūruotus tvirtinimo veiksmus.
Dokumentams registruoti, failams ar nuorodoms susieti, dokumentų rūšims, būsenoms, matomumui ir galiojimo informacijai valdyti naudojamos Rivile GAMA dokumentų registro ir būsenų valdymo galimybės. Konkretus procesas konfigūruojamas pagal įmonės struktūrą, darbuotojų roles, dokumento rūšį ir tvirtinimo eigą.
1. Darbuotojas pateikia prašymą, vadovas priima sprendimą
Per savitarnos portalą gali būti teikiami atostogų, komandiruočių, avanso, nuotolinio darbo ir kiti pagal įmonės procesą parengti prašymai.
Prašymas perduodamas procese nustatytam tvirtintojui. Tai gali būti tiesioginis vadovas, personalo specialistas ar kitas atsakingas asmuo.
Proceso dalyviai gali būti informuojami apie pasikeitusią dokumento būseną.
2. Pirkimų ar padalinio vadovas tvirtina pirkimo dokumentą
Pirkimo dokumentų tvirtinimo eiga gali būti aprašoma pagal dokumento sumą, padalinį, vartotoją, vartotojų grupę arba tvirtintojų šabloną.
Aprašytas procesas, kai padalinių vadovams pateikiama tvirtinti jų padaliniui tenkanti dokumento dalis. Pagal pasirinktus nustatymus vadovas gali matyti bendrą sumą arba dokumento eilutes.
Prieš diegiant būtina susitarti, kas tvirtina, kada reikalingas kitas etapas ir kas vyksta dokumentą atmetus.
3. Vadovas pateikia buhalterijai apmokėjimo prašymą
Rivile MGAMA pirkimo dokumentų apmokėjimo prašymo sprendime vadovas ar kitas atsakingas asmuo gali matyti neapmokėtus arba iš dalies apmokėtus pirkimo dokumentus.
Atsakingas asmuo atrenka dokumentus, kuriuos siūloma apmokėti, ir pateikia informaciją buhalterijai.
Buhalterija gali gautą informaciją patvirtinti arba atmesti. Pagal patvirtintą prašymą Rivile GAMA parengiamos išmokų operacijos.
4. Darbuotojai susipažįsta su įmonės vidaus dokumentais
Įmonės taisyklės, procedūros, pareiginiai nuostatai ar kita darbuotojams aktuali informacija gali būti registruojama ir pateikiama pasirinktoms darbuotojų grupėms.
Procesas gali padėti matyti, kam dokumentas pateiktas, kas atliko numatytą veiksmą, kas dar jo neatliko ir kokia dokumento būsena.
Matomumas ir gavėjų parinkimas turi būti sukonfigūruotas pagal įmonės struktūrą.
5. Naujai priimtas darbuotojas gauna jam skirtą dokumentų rinkinį
Skirtingoms pareigoms ar padaliniams gali būti reikalingi skirtingi dokumentų rinkiniai.
Naujai priimtam darbuotojui galima konfigūruoti jo rolei aktualių dokumentų pateikimo procesą.
Personalo specialistas gali stebėti, ar darbuotojas atliko numatytus veiksmus.
6. Atsakingas darbuotojas stebi terminuotų dokumentų galiojimą
Dokumentų registre gali būti nurodoma galiojimo informacija. Aprašytas procesas gali padėti informuoti apie artėjančią ar pasibaigusią dokumento galiojimo datą.
Tai gali būti medicininė pažyma, vairuotojo pažymėjimas, leidimas, mokymų pažymėjimas ar kitas terminuotas dokumentas.
Reikia sutarti, kas gauna informaciją, prieš kiek dienų ji siunčiama ir kas atsakingas už dokumento atnaujinimą.
7. Vadovas peržiūri jam skirtus „Rivilė GAMA“ dokumentus ar ataskaitas
Rivile MGAMA dokumentų sąraše gali būti rodomi pirkimo, pardavimo, atsargų, personalo ir kitų sričių Rivile GAMA dokumentai.
Taip pat aprašyti procesai, kuriuose ataskaitos parengiamos peržiūrėti arba tvirtinti per Rivile MGAMA.
Dokumentų matomumas ir vartotojų teisės turi būti nustatomi pagal įmonės organizacinę struktūrą
8. Pavadavimo laikotarpiu tvirtinimo veiksmas perduodamas kitam vartotojui
Dokumentų procesas neturėtų sustoti vien todėl, kad nustatytas tvirtintojas laikinai nedirba. Rivile MGAMA DUK aprašomas tvirtinančio vartotojo pakeitimas ir pavadavimo situacijos.
Pagal įmonėje sutartą tvarką tvirtinantis vartotojas gali būti pakeičiamas kitu atsakingu asmeniu. Turi būti aišku, kuriam laikotarpiui pakeitimas galioja ir kokius dokumentus pavaduojantis vartotojas gali matyti bei tvirtinti.
Pavadavimo taisyklės ir vartotojų teisės turi būti sukonfigūruotos pagal konkrečią įmonės atsakomybių struktūrą.
Ką svarbu susitarti prieš diegiant procesą?
- Kas dokumentą sukuria arba pateikia?
- Kas dokumentą turi matyti ir kas priima sprendimą?
- Ar reikalingas vienas, ar keli tvirtinimo etapai?
- Kas vyksta dokumentą patvirtinus ir kas vyksta jį atmetus?
- Ar tvirtintojas priklauso nuo darbuotojo, padalinio, dokumento sumos ar kitos sąlygos?
- Kaip tvirtinantis asmuo pakeičiamas pavadavimo laikotarpiu?
- Kokią informaciją turi matyti kiekviena proceso rolė?
.png)
.png)
