Pirkimų valdymas Rivile GAMA: nuo poreikio iki patvirtintos pirkimo sąskaitos

Daugelyje įmonių pirkimų kontrolė prasideda nuo gautos pirkimo sąskaitos. Tačiau realybėje pirkimų procesas prasideda gerokai anksčiau – nuo poreikio, kuris dažnai atsiranda padalinyje ar konkrečiam darbuotojui „čia ir dabar“, be aiškios tvarkos ar kontrolės.

Būtent šiame etape dažniausiai ir kyla klausimai:

• Kas inicijavo pirkimą?
• Kas leido pirkti?
• Kas atsakingas už procesą?
• Koks buvo pirkimo poreikis?
• Kokiu pagrindu priimtas sprendimas?

Rivile GAMA leidžia pirkimus valdyti kaip vientisą procesą, o ne pavienių dokumentų rinkinį.

Kai atsiranda poreikis įsigyti prekes ar paslaugas, svarbiausia užtikrinti, kad informacija nepasimestų.

Naudojant Rivile GAMA pirkimų valdymo sprendimą, pirkimo procesas prasideda nuo aiškiai užfiksuoto poreikio:

• matoma, kas inicijuoja pirkimą;
• nurodomas tiekėjas;
• fiksuojama planuojama suma;
• priskiriamas atsakingas darbuotojas arba padalinys.

Tai leidžia ne tik registruoti pirkimus, bet ir suprasti jų kontekstą dar prieš gaunant pirkimo sąskaitą.

Įvedus pirkimo dokumentą į sistemą, jis tampa aktyvia pirkimų proceso dalimi, o ne tik apskaitos įrašu.

Nuo šio momento pirkimas:

• turi aiškią būseną;
• turi atsakingą asmenį;
• negali būti pamirštas ar prarastas procese.

Svarbu tai, kad dokumentas į apskaitą nėra perkeliamas automatiškai, kol nepraeina visų nustatytų tvirtinimo etapų.

Pirkimų tvirtinimas Rivile GAMA sistemoje paremtas būsenų valdymo logika.

Sistema leidžia tiksliai apibrėžti:

• kas tvirtina dokumentą;
• kada jis tvirtinamas;
• kokia yra tvirtinimo seka.

Pirkimas gali keliauti per kelis etapus, pavyzdžiui: Įvesta → Tvirtina vadovas → Tvirtina finansai → Patvirtinta

Kol nėra reikiamo patvirtinimo, sistema neleidžia pereiti į kitą etapą. Taip užtikrinama aiški pirkimų kontrolė ir atsakomybės paskirstymas.

Kai pirkimas pasiekia tvirtinimo etapą, atsakingi darbuotojai automatiškai gauna pranešimus.

Jiems nebereikia:

• ieškoti dokumentų;
• klausinėti buhalterijos;
• tikrinti kelių sistemų ar el. laiškų grandinių.

Visa informacija pateikiama Rivile MGAMA savitarnos portale ir el. paštu. Vadovai mato tik tuos dokumentus, kuriuos turi patvirtinti, todėl sprendimus gali priimti greitai ir efektyviai.

Vienas svarbiausių kontrolės elementų – į apskaitą perkeliami tik patvirtinti pirkimo dokumentai.

Tai reiškia, kad:

• į apskaitą nepatenka nepatvirtinti pirkimai;
• finansiniai duomenys yra tikslesni;
• buhalterijai nebereikia aiškintis dokumentų statuso.

Pirkimo procesas laikomas užbaigtu tik tada, kai visi numatyti veiksmai atlikti iki galo.

Viso proceso metu pirkimų sąraše galima matyti:

• kuriame etape yra dokumentas;
• kas šiuo metu atsakingas už veiksmą;
• kodėl pirkimas dar nėra užbaigtas.

Toks pirkimų procesų valdymas leidžia atsisakyti papildomų Excel lentelių, el. laiškų grandinių ir nuolatinių skambučių tarp darbuotojų.

Kai pirkimų procesas yra aiškiai aprašytas ir automatizuotas:

• mažėja chaosas organizacijoje;
• sumažėja rankinio darbo kiekis;
• didėja procesų skaidrumas;
• stiprėja pirkimų kontrolė;
• greitėja dokumentų tvirtinimas.

Rivile GAMA leidžia pirkimus valdyti kaip nuoseklų procesą – nuo poreikio atsiradimo iki patvirtintos pirkimo sąskaitos ir jos perkėlimo į apskaitą.

Jei norite daugiau kontrolės, aiškumo ir automatizavimo, padėsime įsivertinti, kaip pirkimų valdymo procesą efektyviai susidėlioti jūsų Rivile GAMA aplinkoje. Susisiekite ir aptarkime galimus sprendimus.