Pajamų ir išlaidų žurnalas – buhalterio patarimai verslininkams

Pajamų ir išlaidų žurnalas – tai vienas pagrindinių apskaitos dokumentų, kurį privalo vesti individualią veiklą vykdantys gyventojai bei tam tikros formos juridiniai asmenys. Nors iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip formalumas, iš tikrųjų tvarkingas žurnalo pildymas padeda ne tik laiku ir tiksliai deklaruoti pajamas, bet ir geriau suprasti savo verslo finansinę situaciją.

Tai svarbus įrankis kiekvienam, kuris nori auginti savo veiklą sąmoningai – stebėdamas, analizavęs ir valdydamas pajamas bei sąnaudas. Šiame straipsnyje aptarsime, kaip teisingai pildyti žurnalą, kokius duomenis būtina fiksuoti, kokios klaidos pasitaiko dažniausiai ir kokius sprendimus verta rinktis apskaitai supaprastinti.

Pajamų ir išlaidų žurnalo teisinis reglamentavimas

Pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus, pajamų ir išlaidų žurnalo pildymas yra būtinas visiems gyventojams, vykdantiems individualią veiklą pagal pažymą, taip pat mažosioms bendrijoms (MB), kurios nėra PVM mokėtojos ar neveda buhalterijos pagal dvejybinio įrašo principą.

Žurnalas gali būti pildomas tiek popieriniu, tiek elektroniniu būdu. Svarbu tai, kad šis dokumentas turi būti saugomas ne trumpiau kaip 10 metų, o įrašai jame turi būti atliekami ne vėliau kaip iki paskutinės kito mėnesio dienos.

Pajamų ir išlaidų žurnalo struktūra ir pildymas

Žurnale pateikiami šie pagrindiniai duomenys:

• Eilės numeris
• Operacijos data
• Dokumento pavadinimas, numeris ir data
• Operacijos pavadinimas (pajamos ar išlaidos)
• Pajamų suma
• Išlaidų suma
• Leidžiami atskaitymai (jei taikoma)
• Pastabos (jei reikia)

Jeigu pasirinktas 30 % leidžiamų atskaitymų taikymas be sąskaitų, pakanka pildyti tik pajamų skiltį. Jei pagrindžiamos išlaidos – būtina pildyti ir išlaidų dalį.

Skirtingi pajamų ir išlaidų apskaitos metodai

Norint aiškiai suprasti, kaip pildyti žurnalą, pravartu naudoti paruoštus šablonus – tiek .pdf, tiek pajamų išlaidų žurnalo Excel formatus. Populiarūs šablonai dažnai turi jau įvestas formules, kurios automatiškai skaičiuojaa bendras pajamas, išlaidas ir leidžiamus atskaitymus metų pabaigoje.

Praktinis patarimas: metų pabaigoje atlikite inventorizaciją – patikrinkite neparduotas prekes, žaliavas ar medžiagas ir jas atskirai pažymėkite žurnale.

Elektroninis vs rankinis žurnalas

Rankinis žurnalas:

• Nereikalauja IT įgūdžių
  • Reikalauja daugiau laiko
  • Didesnė klaidų tikimybė
  • Sunkiau analizuoti duomenis

Elektroninis žurnalas (pvz., Excel ar specializuotos buhalterinės programos):

• Patogesnė analizė
• Galimybė naudoti formules ir automatizavimą
• Efektyvesnis darbo procesas
• Duomenys lengviau apsaugomi

Naudojant Rivile ERP verslo valdymo sistemą, galima pilnai automatizuoti žurnalo pildymą, integruoti su sąskaitų faktūrų išrašymu ir greičiau generuoti ataskaitas.

Pajamų ir išlaidų registravimas Lietuvoje ir ES

Jei veikla vykdoma ne tik Lietuvoje, bet ir ES šalyse, apskaitoje reikia atsižvelgti į papildomus reikalavimus:

• Turėti sąskaitas faktūras užsienio kalba
• Tinkamai taikyti PVM tarifus pagal tarptautinę prekybą
• Vesti žurnalą taip, kad jis atitiktų Lietuvos VMI reikalavimus

Daugiau apie tai, kaip PVM taikomas verslui – skaitykite čia.

Išvada

Pajamų ir išlaidų žurnalas – tai ne tik mokesčių prievolė, bet ir puikus verslo valdymo įrankis. Tvarkingai vedamas žurnalas padeda ne tik sutaupyti laiko metų gale, bet ir greičiau reaguoti į finansinius pokyčius. Jei norite viską tvarkyti dar efektyviau – Rivile ERP gali tapti jūsų verslo apskaitos pagrindu.

DUK – Dažniausiai užduodami klausimai

Kaip dažnai turėčiau atnaujinti žurnalą?

Pagal įstatymą – ne rečiau kaip iki paskutinės kito mėnesio dienos, tačiau buhalteriai rekomenduoja pildyti bent kartą per savaitę.

Ar kiekvienai veiklai reikia pildyti atskirą žurnalą?

Taip, jei turite kelias skirtingas veiklos rūšis (pvz., konsultavimas ir prekyba), kiekvienai reikėtų atskiro žurnalo.

Kaip registruoti pajamas ir išlaidas žurnale pagal pasirinktą apskaitos metodą?

Pagal pinigų principą – kai realiai gaunate/sumokate pinigus. Pagal kaupimo principą – kai uždirbate ar patiriate išlaidas nepriklausomai nuo apmokėjimo momento.

Ar galima žurnalą pildyti Excel formatu?

Taip, tai net rekomenduojama. Elektroninis žurnalas leidžia greičiau skaičiuoti sumas, atlikti analizę ir lengviau saugoti duomenis.

Ar reikia teikti žurnalą VMI?

Ne, tačiau žurnalas turi būti pateiktas VMI pareikalavus, todėl būtina jį saugoti bent 10 metų.