Sąskaita faktūra: viskas, ką reikėtų žinoti

Sąskaita faktūra yra vienas pagrindinių dokumentų verslo apskaitoje – ji įrodo, kad tarp dviejų šalių įvyko piniginė operacija. Nesvarbu, ar teiki paslaugas, ar parduodi prekes – sąskaita faktūra reikalinga tiek teisinei, tiek buhalterinei apskaitai.

Šiame straipsnyje paaiškinsime, kuo svarbi sąskaita faktūra, kaip ją teisingai išrašyti, kokie rekvizitai būtini, o pabaigoje – atsakysime į dažniausiai užduodamus klausimus.

Kas yra sąskaita faktūra?

Sąskaita faktūra – tai oficialus finansinis dokumentas, kuriuo įforminamas prekių ar paslaugų pardavimas tarp dviejų šalių – pardavėjo ir pirkėjo. Tai ne tik mokėjimo prašymas, bet ir teisinis įrodymas, kad įvyko ekonominė operacija.

Sąskaita faktūra parodo visas svarbiausias sandorio detales: kas ką pirko, kiek mokėjo, ar taikytas PVM, kada turi būti atliktas atsiskaitymas ir pan. Šis dokumentas yra vienas iš svarbiausių tiek buhalterinėje, tiek mokesčių apskaitoje – tiek fiziniams asmenims, vykdantiems individualią veiklą, tiek didelėms įmonėms.

Pagal galiojančius įstatymus, sąskaita faktūra turi būti išrašoma vos tik įvykus prekių pardavimui ar paslaugų suteikimui, nebent šalių sutartys numato kitokias sąlygas. Kiekviena sąskaita turi būti sunumeruota nuosekliai, saugoma nustatytą laikotarpį ir pateikiama VMI, jeigu to prireiktų.

Kuo sąskaita faktūra yra svarbi?

Sąskaita faktūra yra kertinis dokumentas, atliekantis kelias svarbias funkcijas:

• Finansinę: Ji yra pirminis dokumentas, kuriuo remiasi buhalterija fiksuodama pajamas ir išlaidas. Be jos – neįmanoma tiksliai tvarkyti apskaitos.
• Mokestinę: Sąskaitos faktūros pagrindu skaičiuojamas PVM (jei taikomas), formuojamos deklaracijos ir atliekami mokėjimai į biudžetą. Ji svarbi tiek PVM atskaitai, tiek kitoms mokesčių apskaičiavimo procedūroms.
• Teisinę: Kilus ginčui tarp pirkėjo ir pardavėjo, sąskaita faktūra gali būti vienas svarbiausių įrodymų apie įvykusį sandorį, jo sąlygas ir atsiskaitymo terminus.
• Kontrolinę: Sąskaitos faktūros padeda įmonėms stebėti atsiskaitymų srautus, klientų skolas, bei planuoti pinigų srautus.

Sąskaitos faktūros reikšmė dar labiau išryškėja dirbant su verslo valdymo sistema Rivile ERP, kuri leidžia automatiškai generuoti ir išrašyti sąskaitas, jas sekti, valdyti PVM ir užtikrinti, kad dokumentacija būtų tvarkinga bei tiksliai laiku išsiųsta.

Tiek teisiškai, tiek praktiškai – sąskaita faktūra yra visos verslo veiklos stuburas. Todėl labai svarbu žinoti, kaip ją teisingai pildyti ir administruoti.

Sąskaitos faktūros privalomi rekvizitai

Pagal Lietuvos Respublikos teisės aktus, sąskaita faktūra turi turėti šiuos rekvizitus:

• Sąskaitos numerį
• Išrašymo datą
• Pardavėjo duomenis
• Pirkėjo duomenis
• Prekių ar paslaugų aprašymą
• Kainą be PVM
• PVM sumą (jei taikoma)
• Galutinę sumą
• Atsiskaitymo terminą
• Parašą (jei reikalaujama)

Sąskaitos numeris

Unikalus dokumento numeris, padedantis identifikuoti kiekvieną sąskaitą.

Išrašymo data

Data, kada sąskaita faktūra buvo išrašyta. Svarbi tiek terminams, tiek PVM deklaravimui.

Pardavėjo ir pirkėjo duomenys

Pavadinimas, adresas, įmonės kodas, PVM mokėtojo kodas (jei yra).

Prekių/paslaugų aprašymas

Aiškus, konkretus aprašymas – ką pirkėjas įsigijo.

Kaina, PVM ir bendra suma

Turi būti aiškiai atskirta suma be PVM, PVM suma ir galutinė kaina.

Atsiskaitymo terminas

Data iki kada turi būti atliktas mokėjimas.

Kaip teisingai išrašyti sąskaitą faktūrą?

1. Įrašyk sąskaitos numerį ir datą.
2. Suvesk pirkėjo bei pardavėjo duomenis.
3. Detaliai aprašyk paslaugas ar prekes.
4. Nurodyk kiekį, kainą, taikomą PVM ir bendrą sumą.
5. Pridėk atsiskaitymo terminą.
6. Patikrink rekvizitus – tai padės išvengti klaidų.

Naudojant Rivile ERP buhalterinės apskaitos programą, sąskaitų faktūrų išrašymas tampa daug greitesnis, saugesnis ir tikslesnis – ypač, kai reikia masiškai išrašyti dokumentus ar tvarkyti periodines sąskaitas.

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą su individualia veikla?

Individualios veiklos vykdytojai išrašo sąskaitą panašiai, tačiau be kai kurių elementų, pavyzdžiui, PVM kodo (jei nėra PVM mokėtojas). Jų sąskaita turi atitikti veiklos pažymėjimo duomenis. Platesnę informaciją rasite čia.

Sąskaitos faktūros saugojimo tvarka ir terminas

Pagal įstatymą, išrašytas ir gautas sąskaitas faktūras būtina saugoti mažiausiai 10 metų nuo išrašymo datos. Jos turi būti lengvai prieinamos VMI ar kitoms institucijoms patikrinimo atveju.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kaip apmokėti sąskaitą faktūrą?

Pervedant pinigus nurodytuose rekvizituose per elektroninę bankininkystę, nurodant sąskaitos numerį ir mokėjimo paskirtį.

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą su verslo liudijimu?

Verslo liudijimo turėtojai išrašo sąskaitą paprastesne forma. PVM nenurodomas, nebent esate PVM mokėtojas.

Kaip pildyti sąskaitą faktūrą?

Vadovaukitės anksčiau minėtais žingsniais – svarbiausia tiksliai suvesti visus rekvizitus.

Kaip atrodo sąskaita faktūra?

Paprastai tai A4 formato dokumentas, kuriame pateikti visi privalomi rekvizitai. Pavyzdžius galite rasti Rivile ERP sistemoje.

Kaip išrašyti sąskaitą faktūrą fiziniam asmeniui?

Išrašoma kaip ir įmonei, tik vietoj juridinio asmens duomenų nurodomas fizinio asmens vardas, pavardė, adresas ir (jei reikia) asmens kodas.