Atsiskaitymas grynaisiais pinigais: ką reikėtų žinoti?

Atsiskaitymai grynaisiais pinigais vis dar išlieka aktualūs daugelyje verslo sričių – ypač tarp smulkių įmonių, ūkininkų, individualios veiklos vykdytojų ar net fizinių asmenų, kurie perka/parduoda turtą ar teikia paslaugas.

Nors skaitmeninės mokėjimo priemonės populiarėja, atsiskaitymas grynais vis dar vertinamas dėl paprastumo, greičio ir tiesioginio pinigų gavimo.

Tačiau svarbu žinoti, kad grynųjų pinigų naudojimas versle yra griežtai reglamentuotas įstatymų – tiek dėl skaidrumo, tiek dėl kovos su šešėline ekonomika. Todėl kiekvienam, kuris vykdo veiklą ar planuoja atlikti didesnius sandorius, būtina žinoti, kur yra riba tarp leidžiamo ir rizikingo elgesio, kaip teisingai dokumentuoti grynųjų operacijas ir kokios klaidos gali brangiai kainuoti.

Kas yra atsiskaitymas grynaisiais pinigais?

Atsiskaitymas grynaisiais pinigais – tai pinigų perdavimas tiesiogiai tarp pirkėjo ir pardavėjo, naudojant fizinius pinigus (eurus ar kitą valiutą), be tarpininkų – tokių kaip bankas ar mokėjimo paslaugų teikėjas. Šis atsiskaitymo būdas naudojamas tiek kasdienėse situacijose, tiek verslo aplinkoje.

Kur dažniausiai naudojami grynieji pinigai:

• Turgavietėse ar mugėse.
• Smulkiose paslaugose (remontas, valymas, vaikų priežiūra).
• Nuomojant gyvenamąjį būstą.
• Parduodant transporto priemones ar kitą turtą.
• Vykdant mažos apimties individualią veiklą ar ūkinę veiklą.

Verslo kontekste grynieji pinigai dažnai naudojami atsiskaityti su tiekėjais, darbuotojais, už smulkias prekes ar paslaugas. Tačiau dėl padidėjusios šešėlinės ekonomikos rizikos ir Pinigų plovimo prevencijos įstatymo griežtinimo, toks atsiskaitymas yra ribojamas ir reikalauja atsakingo dokumentavimo.

Svarbu atkreipti dėmesį, kad jei abi šalys vykdo ekonominę veiklą, galioja 5 000 Eur grynųjų atsiskaitymo riba. Viršijus šią ribą – sandoris turi būti atliktas negrynaisiais, kitaip gali kilti mokestinių ir teisinių pasekmių.

Atsiskaitymas grynaisiais nėra nei geras, nei blogas pats savaime – tai tiesiog viena iš atsiskaitymo formų, kuri turi aiškias taisykles. Būtent jas ir aptarsime toliau šiame straipsnyje.

Teisinis atsiskaitymo grynaisiais pinigais reguliavimas

Atsiskaitymas grynaisiais pinigais Lietuvoje yra teisėtas, tačiau reglamentuojamas įstatymais, siekiant išvengti mokesčių vengimo, pinigų plovimo ir užtikrinti skaidrią veiklą. Pagrindiniai teisės aktai, reguliuojantys šią sritį:

• Civilinis kodeksas – apibrėžia šalių susitarimo laisvę ir atsiskaitymo formas.
• Lietuvos Respublikos gyventojų pajamų mokesčio įstatymas – nustato, kada pajamos iš grynųjų turi būti deklaruojamos.
• Pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos įstatymas – numato atsiskaitymų limitus ir pareigą identifikuoti klientus, kai viršijamos tam tikros ribos.
• VMI tvarkos aprašai – nustato limitus, dokumentavimo ir deklaravimo taisykles.

Svarbiausia žinoti:

• Didžiausia leistina grynųjų pinigų suma tarp ūkio subjektų (pvz., tarp įmonių ar įmonės ir individualios veiklos vykdytojo) yra 5 000 Eur. Jei suma viršija šią ribą, atsiskaitymas privalo būti atliktas negrynaisiais pinigais – bankiniu pavedimu ar per kitą finansinę įstaigą.
• Fiziniai asmenys tarpusavyje šio limito neturi, tačiau vis tiek turėtų saugoti dokumentus, pagrindžiančius sandorį (pvz., pirkimo–pardavimo sutartį).
• Už pažeidimus – administracinės nuobaudos. Baudos gali siekti nuo kelių šimtų iki kelių tūkstančių eurų, priklausomai nuo pažeidimo dydžio ir aplinkybių.

Įstatymai taip pat numato, kad visi pinigų gavimai ar išmokėjimai grynaisiais privalo būti tinkamai įforminti ir užregistruoti buhalterinėje apskaitoje, todėl dokumentavimas yra ne mažiau svarbus nei pats atsiskaitymas.

Oficialus teisės aktas: Lietuvos Respublikos pinigų plovimo ir teroristų finansavimo prevencijos įstatymas

Kaip dokumentuoti atsiskaitymą grynaisiais pinigais?

Tinkamas atsiskaitymo dokumentavimas yra būtinas kiekvienai įmonei ar veiklos vykdytojui, kad būtų galima:

• pagrįsti gautas ar išmokėtas sumas;
• išvengti VMI pretenzijų;
• tinkamai vesti buhalterinę apskaitą;
• pateikti teisingus duomenis pajamų deklaravimui.

Svarbiausi dokumentai ir žingsniai dokumentuojant atsiskaitymą grynaisiais pinigais:

1. Kasos pajamų orderis (KPO): naudojamas fiksuoti, kada grynieji pinigai priimami į kasą. Dokumente turi būti nurodyta suma, mokėtojo duomenys, mokėjimo pagrindas, data ir atsakingų asmenų parašai.
2. Kasos išlaidų orderis (KIO): išrašomas, kai pinigai yra išmokami – tiek darbuotojui, tiek tiekėjui ar kitam gavėjui. Taip pat būtina nurodyti tikslią informaciją, įskaitant mokėjimo paskirtį ir pagrindžiančius dokumentus (sąskaitą faktūrą, kvitą ar sutartį).
3. Pinigų priėmimo kvitas: dažnai naudojamas smulkiose veiklose (pvz., individuali veikla), kai nėra kasos aparato. Jame turi būti nurodyta: data, suma, pirkėjo ir pardavėjo duomenys, pasirašyta abiejų šalių.
4. Sąskaita faktūra: jei prekes ar paslaugas teikia įmonė ar veiklą vykdantis asmuo, sąskaita faktūra yra privaloma. Joje nurodoma, kad atsiskaityta grynaisiais.
5. Kasos aparato čekis: jei naudojamas kasos aparatas, operacija dokumentuojama čekiu, kuris privalo būti išduotas klientui.
6. Apskaitos žurnalas ar programa: visa informacija apie grynųjų pinigų judėjimą turi būti suvedama į apskaitos sistemą.

Patariama: visada saugoti dokumentų kopijas bent 10 metų – tiek popierines, tiek skaitmenines, nes tiek laiko gali būti atliekami mokestiniai patikrinimai.

Tinkamai dokumentuoti kiekvieną grynųjų pinigų judėjimą – tai ne tik įstatymų laikymasis, bet ir verslo skaidrumo bei finansinės tvarkos garantas.

Rekomenduojama naudoti Rivile ERP – verslo valdymo sistemą, leidžiančią automatizuoti grynųjų operacijų apskaitą ir sumažinti klaidų riziką.

Dažniausios klaidos ir kaip jų išvengti

• Nepilnas dokumentavimas: nepateikiami kvitai ar orderiai.
• Limitų viršijimas: atsiskaitoma grynais virš 5 000 eurų.
• Neįtrauktos pajamos į apskaitą: dažnas pažeidimas smulkiajame versle.
• Nepagrįstos išlaidos: neįformintos per vidaus taisykles ar neturint dokumentų.

Norint išvengti šių klaidų, verta įsidiegti skaitmenines apskaitos sistemas, pvz., Rivile GAMA, kurios užtikrina dokumentų kontrolę ir padeda apskaitininkams nepasimesti tarp tvarkų.

Išvados

Atsiskaitymai grynaisiais pinigais vis dar plačiai naudojami tiek kasdienėje veikloje, tiek versle, ypač tarp smulkesnių subjektų ar vykdant mažos vertės sandorius. Tačiau svarbu suprasti, kad šie atsiskaitymai – neatsiejama finansinės apskaitos ir mokestinių pareigų dalis. Net nedidelė klaida dokumentuojant ar viršytas atsiskaitymo limitas gali sukelti nemalonių pasekmių: nuo VMI klausimų iki baudų.

Todėl kiekvienas verslininkas, dirbantis su grynaisiais, turėtų žinoti taikomus apribojimus, dokumentavimo tvarką ir teisinius reikalavimus. Taip pat verta apsvarstyti galimybę automatizuoti šiuos procesus.

Tvarkingas požiūris į grynųjų pinigų operacijas padeda ne tik išvengti rizikų, bet ir sukuria patikimesnį, skaidresnį verslą tiek partneriams, tiek kontroliuojančioms institucijoms.

Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Kokia yra maksimali atsiskaitymo grynaisiais pinigais suma Lietuvoje?

5 000 eurų – tiek galima atsiskaityti grynais tarp verslo subjektų. Viršijus šią sumą, privaloma naudoti bankinį pavedimą.

Ar verslas privalo išduoti čekį, atsiskaitant grynaisiais pinigais?

Taip, jei naudojamas kasos aparatas. Jei ne, privaloma išrašyti pinigų priėmimo kvitą arba kasos pajamų orderį.

Kokie dokumentai reikalingi grynųjų pinigų operacijoms pagrįsti?

Sąskaita faktūra, kasos čekis, KPO ar PPK – priklauso nuo situacijos. Svarbiausia – dokumentas turi pagrįsti operaciją.

Kokios baudos gresia už limitų viršijimą atsiskaitant grynaisiais pinigais?

Iki 3 000 eurų už atsiskaitymą viršijant ribą arba nesilaikant dokumentavimo reikalavimų.

Ar privatūs asmenys turi ribojimų atsiskaitydami grynaisiais pinigais tarpusavyje?

Privatiems asmenims šis apribojimas neteikiamas, tačiau vis tiek rekomenduojama fiksuoti stambesnius sandorius dėl saugumo.

Jei transporto priemonės vertė didesnė nei 5 000 Eur, ar galimas atsiskaitymas grynais pinigais?

Ne, jei pirkėjas ar pardavėjas yra juridinis asmuo arba fizinis asmuo, vykdantis veiklą. Tarp privačių asmenų – galima.

Jei dirbate su grynaisiais pinigais – net smulkmenos svarbios. Venkite klaidų, naudokite patikimas sistemas ir laikykitės teisės aktų.